Charte de protection de la vie privée et gestion des cookies.

Charte de protection de la vie privée et de gestion des cookies

Dernière mise à jour : 15 septembre 2026

1. Objet et responsable du traitement

La présente Charte est établie par HARMONEO, société en commandite simple de droit belge, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0651.728.746 (TVA BE 0651.728.746), dont le siège social est établi rue de Courcelles 22, 6230 Pont-à-Celles, Belgique, ci-après dénommée le « Responsable du Traitement » ou « HARMONEO ».

Elle a pour objet d’informer les personnes qui consultent le site www.harmoneo.be, utilisent son formulaire de contact ou communiquent avec HARMONEO par téléphone ou par courrier électronique, ci-après dénommées les « Utilisateurs », de la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées, utilisées, conservées et protégées.

La présente Charte concerne principalement les traitements réalisés au moyen du site et lors d’une première prise de contact. Lorsqu’une prise en charge infirmière débute, les données nécessaires aux soins sont traitées dans le dossier du patient conformément aux règles propres aux professionnels des soins de santé, au secret professionnel et aux durées légales applicables.

2. Cadre légal et principes

HARMONEO traite les données à caractère personnel conformément :

• au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, dit « Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD » ;
• à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel ;
• aux règles légales et déontologiques applicables aux professionnels des soins de santé, notamment au secret professionnel.

HARMONEO veille à ce que les données soient traitées de manière licite, loyale et transparente, pour des finalités déterminées et légitimes. Seules les données adéquates, pertinentes et nécessaires sont collectées. Elles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire et font l’objet de mesures de sécurité adaptées aux risques.

La consultation du site ou la lecture de la présente Charte ne constitue pas un consentement général à tous les traitements. Lorsque le consentement est requis pour un traitement déterminé, il est demandé séparément et peut être retiré à tout moment, sans compromettre la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

3. Données collectées

3.1. Formulaire de contact

Lorsque l’Utilisateur emploie le formulaire de contact, HARMONEO peut recueillir :

• ses nom et prénom ;
• son numéro de téléphone ;
• son adresse électronique, si elle est communiquée ;
• sa commune ou son code postal ;
• le contenu de son message ;
• la date et l’heure de l’envoi.

Les champs obligatoires sont signalés dans le formulaire. Sans les informations demandées, HARMONEO pourrait ne pas être en mesure de répondre ou de vérifier si une intervention est possible.

Le formulaire est destiné à une première prise de contact. L’Utilisateur est invité à indiquer simplement sa question ou le type de soins souhaité, par exemple une aide à la toilette, un pansement, une injection ou une prise de sang, sans communiquer de diagnostic détaillé, de résultat d’analyse ni d’autre donnée médicale qui ne serait pas nécessaire à ce stade. HARMONEO prendra contact par téléphone afin de recueillir les informations complémentaires utiles.

Le formulaire ne permet pas de joindre des documents ou des photographies.

3.2. Communications directes

Lorsqu’un Utilisateur contacte HARMONEO par téléphone ou par courrier électronique, HARMONEO traite les coordonnées et les informations volontairement communiquées afin de répondre à la demande et, le cas échéant, d’organiser une prise en charge.

Lorsqu’une personne contacte HARMONEO pour le compte d’un proche, elle est invitée à ne communiquer que les informations nécessaires et à respecter les droits de la personne concernée.

3.3. Données techniques et de sécurité

Lors de la consultation du site ou de l’envoi du formulaire, certaines données techniques peuvent être traitées afin d’assurer le fonctionnement et la sécurité du site, notamment :

• l’adresse IP ;
• la date et l’heure de la connexion ;
• le type et la version du navigateur ou de l’appareil ;
• les informations techniques nécessaires à la détection des envois automatisés, abusifs ou malveillants ;
• les journaux techniques générés par l’hébergement, la messagerie et les dispositifs de sécurité.

L’enregistrement de l’adresse IP dans les entrées du formulaire SureForms est désactivé. Cette désactivation n’empêche pas l’hébergeur ou les dispositifs de sécurité de traiter temporairement l’adresse IP lorsqu’elle est techniquement nécessaire à la connexion ou à la protection du site.

4. Modalités de collecte

Les données sont collectées :

• directement auprès de l’Utilisateur lorsqu’il complète le formulaire ou contacte HARMONEO ;
• auprès d’un proche ou d’un professionnel qui prend contact pour le compte de la personne concernée ;
• automatiquement, pour les seules données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site.

À la date de la présente mise à jour, le site ne propose ni création de compte, ni forum, ni enquête, ni inscription à une liste de diffusion. Si de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées, la présente Charte sera adaptée avant leur mise en service.

5. Finalités et bases juridiques des traitements

HARMONEO traite les données pour les finalités suivantes :

5.1. Répondre aux questions et demandes de contact

Ce traitement repose sur l’intérêt légitime d’HARMONEO à répondre aux personnes qui la contactent. Lorsque la demande concerne directement l’organisation d’une prestation sollicitée par la personne concernée, le traitement peut également être nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à sa demande.

5.2. Vérifier la possibilité d’intervenir et organiser une prise en charge

Le traitement repose sur les mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée, sur les obligations légales et professionnelles d’HARMONEO et, lorsque des données relatives à la santé sont nécessaires, sur l’article 9, paragraphe 2, h), du RGPD relatif à la fourniture et à la gestion des soins de santé. Les professionnels concernés sont tenus au secret professionnel.

5.3. Assurer le fonctionnement et la sécurité du site

Le traitement des données techniques nécessaires au fonctionnement du site, à la prévention des abus et à la protection du formulaire repose sur l’intérêt légitime d’HARMONEO à sécuriser ses systèmes, ses communications et les données qui lui sont confiées.

5.4. Respecter les obligations légales et défendre des droits

Certaines données peuvent être traitées ou conservées lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale, à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice, ou à la réponse à une demande d’une autorité compétente.

Les informations communiquées au moyen du formulaire ne sont pas utilisées à des fins de prospection commerciale, de profilage publicitaire ou de revente.

6. Destinataires des données

Dans la limite de ce qui est nécessaire à chaque finalité, les données peuvent être accessibles :

• aux personnes autorisées au sein d’HARMONEO chargées de traiter la demande ;
• aux professionnels des soins de santé appelés à intervenir, lorsque cette transmission est nécessaire, licite et couverte par le secret professionnel ;
• à Hostinger, pour l’hébergement et la sécurité technique du site ;
• à Microsoft 365, pour la transmission et la conservation des courriers électroniques professionnels ;
• à Cloudflare, dans le cadre du service Turnstile utilisé pour protéger le formulaire contre les robots et les envois abusifs ;
• aux autorités administratives, judiciaires ou de contrôle lorsque la loi l’impose ou l’autorise.

WordPress et SureForms sont les outils techniques utilisés pour exploiter le site et le formulaire. Les données du formulaire sont hébergées dans l’environnement du site et transmises à la boîte professionnelle d’HARMONEO.

HARMONEO ne vend ni ne loue les données à caractère personnel et ne les transmet pas à des annonceurs.

7. Cloudflare Turnstile

Le formulaire est protégé par Cloudflare Turnstile, qui analyse des signaux techniques tels que l’adresse IP, l’empreinte de la connexion TLS, l’en-tête du navigateur, la clé du site et l’origine de la requête afin de distinguer une personne d’un programme automatisé.

Cloudflare traite ces signaux pour fournir le service de protection à HARMONEO. Cloudflare peut également les traiter sous sa propre responsabilité afin d’améliorer ses capacités de détection des robots. Selon Cloudflare, ces signaux ne sont pas utilisés pour identifier, profiler ou cibler les visiteurs à des fins publicitaires.

Pour plus d’informations : Politique de confidentialité de Cloudflare Turnstile.

8. Durées de conservation

Les données sont conservées selon les règles suivantes :

• lorsqu’une demande de contact n’aboutit pas à une prise en charge, les informations reçues au moyen du formulaire et par courrier électronique sont conservées pendant six mois à compter du dernier échange, puis supprimées, sauf si une obligation légale ou la défense d’un droit justifie une conservation plus longue ;
• lorsqu’une prise en charge débute, seules les informations utiles aux soins sont intégrées, si nécessaire, au dossier du patient. Ce dossier est conservé conformément à la législation applicable aux professionnels des soins de santé, soit pendant au minimum trente ans et au maximum cinquante ans à compter du dernier contact avec le patient ;
• les journaux techniques et données de sécurité sont conservés pendant la durée nécessaire à la prévention, à la détection et au traitement des incidents, selon leur nature et les paramètres des prestataires concernés ;
• lorsqu’une donnée doit être conservée pour respecter une obligation légale ou assurer la défense d’un droit, elle est conservée pendant la durée de cette obligation ou jusqu’à l’expiration des délais de recours applicables.

La suppression des données actives peut être suivie de leur effacement différé dans les sauvegardes techniques, selon le cycle normal et sécurisé de renouvellement de celles-ci.

9. Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires techniques appartiennent à des groupes internationaux et peuvent traiter certaines données depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque de tels transferts ont lieu, ils doivent reposer sur un mécanisme reconnu par le droit européen, notamment une décision d’adéquation de la Commission européenne, le cadre de protection des données UE-États-Unis lorsque le destinataire est valablement certifié, ou les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, assorties si nécessaire de garanties complémentaires.

L’Utilisateur peut demander des informations complémentaires sur les garanties applicables en écrivant à l’adresse indiquée au point 15.

10. Droits des personnes concernées

Dans les conditions et limites prévues par le RGPD, l’Utilisateur dispose des droits suivants :

• le droit d’accéder aux données qui le concernent et d’en obtenir une copie ;
• le droit de faire rectifier des données inexactes ou compléter des données incomplètes ;
• le droit de demander l’effacement de ses données ;
• le droit de demander la limitation du traitement ;
• le droit de s’opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, pour des raisons tenant à sa situation particulière ;
• le droit à la portabilité lorsque le traitement est automatisé et repose sur le consentement ou sur un contrat ;
• le droit de retirer son consentement à tout moment lorsqu’un traitement repose sur celui-ci ;
• le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou similaires significatifs.

Ces droits ne sont pas absolus. HARMONEO peut refuser ou limiter une demande lorsque le RGPD ou une autre disposition légale l’autorise ou l’impose, notamment afin de respecter une obligation légale, de préserver les droits d’autrui ou d’assurer la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice. Une telle décision sera motivée.

La demande peut être adressée par courrier électronique ou postal aux coordonnées reprises au point 15. Elle doit contenir suffisamment d’informations pour permettre à HARMONEO de comprendre la demande et d’identifier les données concernées.

Une copie de la carte d’identité n’est pas exigée systématiquement. En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, HARMONEO peut solliciter des informations complémentaires proportionnées afin d’éviter de communiquer des données à une personne non autorisée. Les informations utilisées pour cette vérification ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire.

HARMONEO répond en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou lorsque plusieurs demandes sont introduites. L’Utilisateur est alors informé de cette prolongation et de ses motifs dans le mois suivant la réception de la demande.

11. Gestion et utilisation des cookies

Un cookie est un petit fichier enregistré ou lu sur l’appareil de l’Utilisateur lors de la consultation d’un site internet. D’autres technologies peuvent remplir une fonction similaire.

À la date de la présente mise à jour, HARMONEO n’utilise pas de cookies publicitaires et n’a pas activé Google Analytics sur le site. Seuls des cookies ou mécanismes techniques nécessaires peuvent être utilisés afin :

• d’afficher et de faire fonctionner correctement le site ;
• d’assurer la sécurité de la connexion ;
• de protéger le formulaire au moyen de Cloudflare Turnstile ;
• de conserver temporairement un choix ou une information strictement nécessaire à la navigation.

Ces mécanismes nécessaires ne requièrent pas le consentement préalable de l’Utilisateur. Leur durée est limitée à ce qui est nécessaire à leur finalité.

Si HARMONEO ajoute ultérieurement des cookies de mesure d’audience, de personnalisation ou de publicité qui ne sont pas strictement nécessaires, ceux-ci ne seront déposés qu’après le consentement de l’Utilisateur. Le refus devra être aussi simple que l’acceptation et le choix pourra être modifié à tout moment au moyen de l’outil de gestion des cookies du site.

L’Utilisateur peut également supprimer ou bloquer les cookies au moyen des réglages de son navigateur. Le blocage de certains mécanismes strictement nécessaires peut toutefois empêcher le bon fonctionnement du formulaire ou de certaines parties du site.

12. Sécurité et confidentialité

HARMONEO met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données et aux risques, afin de prévenir leur perte, leur altération, leur divulgation ou leur accès non autorisé.

Ces mesures comprennent notamment la limitation des accès aux personnes qui en ont besoin, l’utilisation de connexions sécurisées, la protection des comptes, la mise à jour des outils, la sauvegarde des données utiles et le recours à des prestataires présentant des garanties appropriées.

Les personnes autorisées à accéder aux données sont tenues à la confidentialité et, lorsqu’elles sont des professionnelles des soins de santé, au secret professionnel.

Aucun système informatique n’offrant une sécurité absolue, l’Utilisateur est invité à ne pas transmettre au moyen du formulaire davantage d’informations médicales que nécessaire pour permettre un premier contact.

13. Communications par téléphone et courrier électronique

Les coordonnées communiquées par l’Utilisateur sont utilisées pour répondre à sa question, le rappeler, vérifier la possibilité d’une intervention et, le cas échéant, organiser les soins demandés.

Le formulaire de contact n’emporte aucune inscription à une lettre d’information et les coordonnées ainsi recueillies ne sont pas utilisées pour envoyer des communications commerciales non sollicitées.

Le formulaire et la boîte de contact ne sont pas surveillés en permanence et ne constituent pas un service d’urgence. En cas d’urgence médicale, l’Utilisateur doit appeler immédiatement le 112.

14. Réclamation auprès de l’Autorité de protection des données

L’Utilisateur qui estime que ses données ne sont pas traitées conformément à la réglementation peut introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
www.autoriteprotectiondonnees.be

L’Utilisateur conserve également le droit de saisir la juridiction compétente. Il est toutefois invité, sans que cela constitue une obligation, à contacter d’abord HARMONEO afin qu’une solution puisse être recherchée directement.

15. Données de contact et délégué à la protection des données

Pour toute question relative à la présente Charte, pour exercer ses droits ou pour contacter le délégué à la protection des données désigné par HARMONEO, l’Utilisateur peut écrire :

• par courrier électronique : contact@harmoneo.be, avec la mention « À l’attention du DPO » lorsque la demande lui est destinée ;
• par courrier postal : HARMONEO, rue de Courcelles 22, 6230 Pont-à-Celles, Belgique.

16. Droit applicable et modification de la Charte

La présente Charte est régie par le droit belge, sans préjudice des droits directement reconnus aux personnes concernées par le RGPD et les autres dispositions impératives applicables.

HARMONEO peut adapter la présente Charte afin de tenir compte de l’évolution du site, de ses services, de ses prestataires ou de la réglementation. La version publiée sur le site est la version applicable. La date de la dernière mise à jour figure en tête du document.